10 Tipps für echte Interaktion und Effizienz bei digitalen Meetings

Denn nichts ist ermüdender und unproduktiver als die zehnte langweilige Videokonferenz in Folge, bei der alle Teilnehmenden nur mit einem Ohr zuhören und ohne neue Erkenntnisse herausgehen. Damit virtuelle Meetings zielführend sind und sogar Spaß machen, gilt es folgende Punkte zu beachten:

1. Die Basics: technische Voraussetzungen

Es mag banal klingen, aber damit ein Meeting reibungslos ablaufen kann, müssen zuallererst die technischen Voraussetzungen passen: Sowohl im Besprechungsraum als auch bei den remote zugeschalteten Endgeräten muss sichergestellt sein, dass die Internetverbindung stabil ist, die Beleuchtung passt und dass Webcam, Mikrofon und Lautsprecher funktionieren. Am besten also, Du loggst Dich bereits ein paar Minuten vor Beginn des Meetings ein und stellst sicher, dass alles funktioniert.

Falls der eine oder andere Remote-Teilnehmende technische Probleme hat: Vergeude nicht zu viel Zeit mit Warten und starten trotzdem – spätestens aber nach fünf Minuten.

2. Störquellen vermeiden bzw. überprüfen

Genauso, wie es auch im Offline-Meeting stört, wenn plötzlich Personen den Meeting-Raum betreten oder laute Geräusche und Gespräche zu hören sind, trifft das auch auf hybride Meetings zu.

Daher gilt:

• Schliesse die Fenster, um Lärm von draußen zu vermeiden.

• Stelle Deine Kaffeetasse oder Dein Glas leise ab bzw. reduziere Essen und Trinken während des Meetings generell auf ein Minimum.

• Im Homeoffice: Bringe Haustiere in einem Nebenraum, und achte darauf, elektrische Geräte wie Wasser- kocher oder Waschmaschine während des Meetings nicht zu benutzen.

• Bei nicht zu vermeidenden Hintergrundgeräuschen oder ausgiebiger Nutzung der Tastatur / Maus: Schalte die Mute-Funktion ein – diese empfiehlt sich generell immer, wenn Du gerade nur zuhörst.

3. Vor dem Termin – die richtige Vorbereitung:

Genau wie bei einem Präsenztreffen gilt auch für virtuelle Events, dass unser Gesamteindruck von einem Zusammentreffen schon weit vor dem eigentlichen Termin geprägt wird. Das heisst, es beginnt bereits mit der Einladung. Diese kann bereits dabei helfen, dass die Teilnehmenden mit einem guten Gefühl in das Meeting gehen und nicht verunsichert sind, weil sie nicht wissen, was genau passieren wird. Gebe den Teilnehmenden ein Gefühl von Sicherheit, indem sie Dir vorab bereits folgende Fragen beantworten:

• Wie kann ich mir den Ablauf vorstellen?
• Wie kann ich mich vorbereiten?
• Wie sieht die (virtuelle) Runde aus / wer sind die Teilnehmenden?

Bei Team-Meetings helfen zudem eine vorab verschickte Agenda oder ein kurz formuliertes Ziel. Bei Workshops ist es sinnvoll, vorab auch eine To-Do-Liste zur Vorbereitung zu verteilen.

Fordere Dein Team bereits in der Einladung auf, die Webcam zu verwenden, damit sich alle sehen können. So können sich alle Teilnehmenden darauf vorbereiten, und es herrscht im Meeting weniger Anonymität und dafür mehr Disziplin und Team-Gefühl.

4. Warm-up: Erstmal Ankommen

Eine lockere, entspannte Atmosphäre ist der Schlüssel zu einem gelungenen Meeting. Daher empfiehlt es sich, dass Du Zeit für den lockeren Austausch aller Teilnehmenden einplanst. Am besten gleich zu Meeting-Beginn – etwa mit einer Vorstellungsrunde, wenn sich noch nicht alle Teilnehmer kennen. Alternativ bietet sich ein Warm-up an, bei dem jedes Team-Mitglied etwas zu seinem Wochen-Highlight erzählt. Nach so einer Aufwärmrunde fühlen sich alle wohl und sicher, haben bereits einmal aktiv etwas gesagt und sind fokussiert im Meeting angekommen.

5. Moderation: doppelt hält besser

Genau wie Offline-Meetings brauchen auch hybride und virtuelle Meetings eine Moderation. Da die Aufmerksamkeitsspanne online oft kürzer ist, müssen die Moderierenden noch präsenter sein als sonst, um die Teilnehmenden bei der Stange zu halten. Solltest Du neben der Moderation gleichzeitig auch noch den Chat beantworten, Dokumente aufmachen oder Break-Out Räume erstellen müssen, lenkt dies ab und Du verlierst an Präsenz. Ein simpler, aber wirksamer Tipp, um dies zu vermeiden: Moderiere ein hybrides Meeting am besten mindestens zu Zweit.

Falls Du allein verantwortlich für die Moderation bist, hole Dir zu Beginn des Meetings Hilfe und benenne jemanden, der den Chat beobachtet und jemanden, der für die Technik verantwortlich ist etc.

6. Kommunikationsregeln

Es redet immer nur Eine*r. Die Grundregeln zwischenmenschlicher Kommunikation gelten auch im virtuellen und hybriden Raum. Wer das Wort hat, wird nicht unterbrochen – und wer etwas sagen will, kündigt dies durch Handzeichen oder eine Chat-Nachricht an. Der Chat eignet sich auch wunderbar, um während des Meetings Fragen zu stellen, ohne die Vortragenden zu unterbrechen. Das Moderatoren-Team kümmert sich um die Koordination. Darüber hinaus hat es die Aufgabe, zurückhaltende Mitglieder anzusprechen und einzubinden. Aktive Teilnahme ist gefragt!

7. Tools für die virtuelle Zusammenarbeit

Richtig eingesetzt, können gute Collaboration-Plattformen hohe Mehrwerte bringen und virtuelle Meetings interaktiv gestalten. Dabei gilt es, jedem eine einfache und realistische Chance zu geben, Inhalte zu jedem Moment, selbstständig beitragen zu können und zu dürfen. Insbesondere, wenn es um die Ideenfindung und Erarbeitung neuer Ansätze geht. Dazu bieten sich vor allem Whiteboard-Lösungen an. Sie ermöglichen es, anschaulich Projekt-Updates zu teilen, gemeinsam Ideen zu sammeln, zeitgleich und kollaborativ an Dokumenten zu arbeiten, zu brainstormen und Ansätze und Informationen auszutauschen.

Von Zoom über Teams, Webex, Miro und Google Hangouts gibt es hier viele Programme und Hilfsmittel, die genau das ermöglichen. Zusammengefasst lässt sich sagen, dass alle Werkzeuge geeignet sind, die sich auch als App und im Webbrowser nutzen lassen. Eines darf jedoch nicht vergessen werden: Die Technik ist nur Mittel zum Zweck und soll nicht im Fokus stehen – das heisst, sie muss reibungslos funktionieren und für alle Teilnehmenden einfach zu bedienen sein. Sprich: Arbeitet ein Unternehmen mit Google Suite, dann nutzt Du am besten für das hybride Meeting Google Slides und Jamboards. Ist Microsoft Teams im Einsatz, dann sind Team-Räume und PowerPoint ideal etc.

8. Alle zum Reden bringen: Interaktion fördern

Bei hybriden Meetings noch wichtiger als bei Offline-Meetings: Interaktion fördern! Denn die Teilnehmenden befinden sich nicht oder nur zum Teil im selben Raum, und die Kommunikation ist dementsprechend eingeschränkt. Als Grundregel gilt, dass alle Team-Mitglieder über die Webcam zu sehen sein sollten. So überträgt sich nicht nur die Stimme, sondern auch Mimik und Gestik, was für die Kommunikation hilfreich ist.

Die Teilnehmenden zu ermuntern, sie einzubinden ist der beste Weg, um die Aufmerksamkeit aller zu erhöhen. Das heisst: Gestalte Deine Meetings möglichst interaktiv. Schicke die Teilnehmenden gruppenweise in Break-out-Sessions und lasse sie dort über das gerade Gehörte reflektieren, sammle gemeinsam Fragen auf einem geteilten Dokument, baue ein Quiz mit Wettbewerbscharakter ein, oder führe eine Live-Umfrage im Chat durch. All das erhöht nicht nur die Interaktivität, sondern regt auch zur Diskussion an und erhöht die Aufmerksamkeit.

Wichtig ist, dass vorab Ziele für Beteiligung festgelegt, die Ergebnisse der Interaktion wertgeschätzt werden und diese am Ende auch wirklich in die Zielfindung mit einfliessen.

9. Pausenzeiten einplanen

Damit das Engagement und die Kreativität aufrecht erhalten bleiben, lohnt es sich, kurze Unterbrechungen einzubauen. Es mag trivial klingen, aber Pausenzeiten können einen entscheidenden Einfluss auf den Erfolg von Online-Meetings haben. Bei längeren Meetings bieten sich beispielsweise 5-minütige Pausen in regelmäßigen Abständen an. Lasse dabei eine virtuell sichtbare Uhr laufen, die am Bildschirm dauerhaft sichtbar ist. So Stellst Du sicher, dass auch jeder die Pausenzeit im Blick hat (und Du musst die Teilnehmer nicht mühsam und zeitraubend einzeln wieder dazurufen).

10. Präsentation und Diskussion: Die Mischung macht’s

Je abwechslungsreicher Du den Ablauf eines digitalen Meetings gestaltest, desto fokussierter sind die Teilnehmenden und desto besser die Ergebnisse. Sorge dafür, dass Deine Zeiteinheiten unterschiedlich lang sind. Nach mehreren kurzen Intervallen, in denen die Teilnehmenden zwei bis fünf Minuten diskutieren konnten, folgt etwa ein längerer Zeitanschnitt zum Austausch. Und wechsel auch die Gruppengrößen: Variiere zwischen Einheiten, in denen jeder für sich arbeitet, Einheiten, in denen Gruppen mit zwei bis fünf Personen gemeinsam arbeiten und Einheiten, in denen das gesamte Plenum im Aus- tausch steht.
Ganz generell gilt: Beschränke daher Präsentationen auf ein Minimum (15-20 Minuten), gestalte diese so interessant und interaktiv wie möglich und vermeide textlastige Folien. Es empfiehlt sich zudem, Fragen per Chat auch schon während der Präsentation zuzulassen. Nutze auch die Bildschirmfreigabe und spreche nicht nur über Sachverhalte, sondern unterfütter diese mit Charts und Bildern etc., die Du über den Screen teilst.

FAZIT: Online und Präsenz auf Augenhöhe

Online- und Präsenz-Meetings nicht als Konkurrenten zu verstehen, sondern die analoge mit der virtuellen Welt hybrid zusammenzuführen, schafft sinnvolle Synergien und eröffnet ganz neue Möglichkeiten der Zusammenarbeit. Mit den richtigen technologischen Tools und passenden Konzepten lassen sich hybride Treffen weit effektiver, persönlicher und kreativer gestalten, als wir bisher geglaubt hatten.

Bildquelle: TQ-Systems (cannyboard)