Registrierungspflicht bei Events – ein Novum für die Branche

Am 27. Mai 2020 hat der Bundesrat beschlossen, Veranstaltungen mit bis zu 300 Personen unter Einhaltung der Schutz- und Hygienevorschriften ab dem 6. Juni 2020 wieder zu erlauben.  

Die wichtigsten Punkte der neu geltenden Vorschriften sind wie folgt: 

• Veranstaltungen bis zu 300 Personen sind unter Einhaltung entsprechender Schutzkonzepte erlaubt 
• Die Hygiene und sozialen Distanzvorschriften gelten weiter wie bis anhin 
•   Bei "stehenden" Veranstaltungen sind pro 4m²  maximal ein Teilnehmer zugelassen
•   Bei "sitzenden" Veranstaltungen muss mindestens 1 Sitz zwischen den Teilnehmern frei gelassen werden
•   Es müssen die Kontaktdaten aller Teilnehmer mit Vorname, Name und Telefonnummer erhoben und 14 Tage aufbewahrt werden
•   Ein angemessener Schutz von besonders gefährdeten Personen ist umzusetzen

Die Registrierung als Pflicht ist ein Novum für die Eventbranche. Bei Mittel- bis Grossanlässen wird seit mehreren Jahren auf ein digitales Teilnehmer Management gesetzt. Bei kleineren Anlässen wurde aufgrund Kosten- oder Zeitaufwänden jedoch oftmals darauf verzichtet.

Swisscom Event & Media Solutions bietet unter dem Namen Zoon eine Corporate Event Management Lösung an. Für Marc Blindenbacher, Head of Event Data bei Swisscom Event & Media Solutions liegt der Einsatz einer Event Management Software auf der Hand. "Die Durchführung eines Events kann sehr aufwändig und komplex sein. Hier hilft die automatisierte Abwicklung Zeit- und Kosten zu sparen. Zudem hilft eine digitale Lösung für Besucher ein einfaches und nahtloses Eventerlebnis zu bieten. Mit Zoon decken wir alle Schritte entlang der Eventerlebniskette ab, von der Einladung über die Zutrittskontrolle vor Ort bis zum Dankensmail nach dem Event."

Auch langfristig können Kosteneinsparung dank einer digitalen Lösung erzielt werden. "Mir sind Beispiele von grösseren internen Veranstaltungen bekannt, bei welchen nach einer Outlook-Einladung über 50% der zugesagten Teilnehmer nicht erschienen sind. Als Event Manager verunmöglicht dies die Planung und lässt einem im Dunkeln bezüglich wer effektiv am Event erschienen ist. Bei Cateringaufwänden von zum Beispiel CHF 150.- pro Person können solche Situationen sehr hohe, unnötige Kosten verursachen. Eine Event Management Software hilft hier einerseits in der Kommunikation der Anmeldung, aber auch im Lernprozess der sogenannten No-Show-Rate um Events stetig zu optimieren."

Registrierungspflicht für Events stellt Veranstalter vor Herausforderungen

Die verordnete Registrierungspflicht für Veranstaltungen kann insbesondere bei kleineren Anlässen dazu führen, dass diese kurzfristig nicht mehr physisch durchgeführt werden können. Um Veranstalter während dieser Zeit zu unterstützen, hat sich Swisscom Event & Media Solutions entschieden, die basic Lizenz von Zoon bis zu 6 Monate kostenlos zur Verfügung zu stellen. Interessenten können Ihren Zugang direkt auf der Produktseite von Zoon, ohne versteckten Folgekosten beantragen. Die Zoon Basic Lizenz bietet unter anderem folgende Möglichkeiten:

•  Event Webseiten erstellen
•  Unbegrenzte Anzahl Event Einladungen und Reminders per Email oder SMS verschicken
•  Online Registration mit Kontingentierung und E-Ticket durchführen
•  Zutrittskontrolle mit mobiler Checkin App vornehmen
•  Überblick mit Event Dashboard behalten
•  Automatische Daten-Anonymisierung nach dem Event

Die Aktion gilt vom 6. Juni 2020 bis 5. Dezember 2020 für alle in der Schweiz ansässigen Unternehmen und Organisationen.

Auch ein virtueller Event kann in Zeiten von social Distancing eine gute Alternative sein. Swisscom Event & Media Solutions hat dazu in einem Blog die wichtigsten Punkte, welche es zu beachten gibt, aufgeführt. Auch Zoon wurde bereits so weiterentwickelt, dass Online Events nahtlos in den Eventprozess integriert werden können.