Event Einladungen versenden: 10 Tipps für Event Manager

1. Zielgruppe definieren

Überlegen Sie sich zuerst, wer überhaupt die Zielgruppe Ihres Events ist und entsprechend eingeladen werden soll. Versuchen Sie ausserdem in Erfahrung zu bringen, über welchen Kanal Sie Ihre Zielgruppe bestmöglich erreichen können. 

2. Klare Information

Stellen Sie sicher, dass die Einladung alle wichtigen Informationen enthält, wie Datum, Uhrzeit, Ort und Zweck des Events. Stellen Sie die wichtigsten Informationen anschaulich dar oder heben Sie diese hervor. 

3. Ansprechendes Design

Verwenden Sie ein ansprechendes Design, um die Aufmerksamkeit Ihrer Zielgruppe zu gewinnen. Achten Sie darauf, dass Ihre Event Einladung und Event Website im Einklang mit Ihrem eigenen Corporate Branding steht.

4. Personalisierte Ansprache

Verwenden Sie den Namen der Empfänger in der Einladung, um eine persönlichere Verbindung herzustellen. Eine persönliche Ansprache steigert die Wertigkeit der Einladung und die Wertschätzung Ihrer potenziellen Zielgruppe.

5. Spannung aufbauen

Verwenden Sie die Einladung, um Vorfreude auf den Event zu wecken und die potenziellen Gäste neugierig zu machen. Heben Sie Highlights des Events hervor. Bewusst einige Programmpunkte offen zu lassen, kann Spannung erzeugen.

6. Anmeldeoption

Stellen Sie sicher, dass die Teilnehmer eine Möglichkeit haben, Ihre Teilnahme direkt mit einer integrierten Anmeldeoption zu bestätigen. Für eine hohe Anmelderate achten Sie auf einen möglichst einfachen Anmeldeprozess, zum Beispiel mit vorausgefülltem Registrationsformular. 

7. Event Einladung termingerecht versenden

Versenden Sie die Einladungen termingerecht, um sicherzustellen, dass die potenziellen Gäste genügend Zeit haben, ihre Teilnahme zu planen. Für die optimale Vorlaufzeit sind die Rahmenbedingungen wie Event-Format, Event-Dauer, Event-Datum, Event-Ort oder Zielgruppe relevant. Als Richtwert gilt: Versand «Safe the Date» rund 4-5 Monate vor dem Event, Einladungsversand 2-3 Monate vor dem Event, Erinnerungs-Emails 1-2 Wochen vor dem Event. Am besten verwenden Sie ein Tool wie beispielsweise Zoon, mit dem Sie die Versände terminieren könne.

8. Mobile-Optimierung

Stellen Sie sicher, dass sowohl die Einladung wie auch die Anmeldeoption auf Mobilgeräten leicht lesbar ist, da viele Menschen ihre E-Mails auf dem Smartphone öffnen. Auch hier gilt – für eine hohe Anmelderate ist ein einfacher, mobil-optimierter Anmeldeprozess entscheidend. 

9. Social Media Integration

Nutzen Sie bei öffentlichen Events die Möglichkeit, Ihren Event in den sozialen Medien zu teilen, um zusätzliche Aufmerksamkeit zu generieren. Achten Sie darauf, dass der Link zu Ihrer Event Website die notwendigen Metatags enthält, damit die wichtigsten Informationen auch auf den sozialen Kanälen ansprechend dargestellt werden.

10. Reminder vor dem Event

Mit einer «Last Call» Erinnerung kurz vor dem Event können sie oft noch einige Personen von der Teilnahme überzeugen, die sich noch nicht angemeldet haben. Zusätzlich empfiehlt es sich auch, eine Erinnerung an bereits angemeldete Gäste zu senden, um die «No Show» Rate zu verringern und den Gästen die letzten wichtigsten Informationen zu kommen zu lassen. Mit einer Dankesnachricht nach dem Event geben Sie Ihren Gästen ein zusätzliches Zeichen der Wertschätzung und bleiben in positiver Erinnerung. 

Bildquelle: Swisscom